Archives
Mise à jour le 10 septembre 2024
La Mission Archives aide les communes à assurer leurs obligations en matière d’archives. Le classement des archives permet de gagner de la place et du temps dans la recherche des documents pour accroitre l’efficacité dans la gestion des dossiers et le traitement des affaires. Le traitement des archives est également l’occasion de (re)découvrir l’histoire locale, la richesse du patrimoine commun et sa diversité.
Les prestations
La Mission Archives intervient pour les communes, les EPCI, tels que les syndicats intercommunaux et les communautés de communes et pour les établissements publics administratifs (ex : CCAS). Des professionnels de l’information diplômés, sont mis à disposition des collectivités.
La collectivité ou établissement peut choisir une ou plusieurs prestations :
- Procéder au tri, classement et élimination des documents,
- Procéder au conditionnement et l’optimisation des espaces de rangement,
- Préparer le dépôts d’archives aux Archives départementales
- Rédiger des outils de gestion et des instruments de recherches, (inventaire, tableaux de tri, procédure d’archivage),
- Sensibiliser et former les élus et le personnel
- Conseiller et étudier : l’aménagement des locaux, le déménagement des archives, la gestion de sinistre, la restauration et la reliure de documents, la tenue des registres des délibérations et arrêtés, la communication des documents, l’archivage électronique/ gestion des documents numériques
- Procéder à la maintenance périodique du classement : opération de mise à jour du classement des archives produites
- Aider à la rédaction du procès-verbal de récolement des archives (obligatoire à chaque élection municipale).
Les archivistes travaillent sous le contrôle scientifique et technique des archives départementales.
Les modalités d'intervention
Première intervention du service archives
- Contacter le service archives pour demander une évaluation de vos besoins.
- Un archiviste se déplace gratuitement pour établir un devis ou diagnostic.
- Après délibération, une convention de mise à disposition d’un archiviste est signée.
La mission est intégrée dans le calendrier du service.
Opération de maintenance
Le centre de gestion propose de pérenniser l’archivage grâce à des opérations de maintenances périodiques
- Contacter le service archives pour demander une évaluation de vos besoins.
- Un archiviste se déplace gratuitement pour établir un devis ou diagnostic.
- Après délibération, une convention de maintenance pluriannuelle est signée. Ce document permet de définir la périodicité de la maintenance : de une fois par an à une fois tous les cinq ans. Il est accompagné d’un devis estimatif.
Tarif
Le tarif, fixé par le conseil d’administration, est de 230 euros par jour de mise à disposition d’un archiviste.
La réalisation du devis est gratuite.
